O que é escritório virtual e como funciona?
É comum no dia a dia nos depararmos com diversos serviços que vemos e ouvimos vindos do “online”. Mas, vamos abordar aqui um conceito que tem um nome curioso e pode despertar muitas dúvidas: Escritório Virtual. E uma das coisas que você pode pensar é: “Como assim… um escritório que não existe?” Mas calma, não é bem assim. Ele existe, mas só para algumas ações.
O escritório virtual é um serviço que pode oferecer atendimento telefônico personalizado com o nome da empresa da pessoa, gerenciamento das correspondências e uso do endereço comercial. Isso irá depender do serviço que será contratado e do tipo de serviço disponibilizado pela empresa especializada. Algumas empresas oferecem esses serviços separadamente ou em conjunto. Quando um novo cliente contrata os serviços, um número de telefone fixo é gerado única e exclusivamente para ele.
Em geral, o serviço de escritório virtual é feito por empresas que administram escritórios, ou seja, espaços de coworking. Esta opção é uma mão na roda para diferentes necessidades, inclusive para quem precisa de escritório virtual. Para desenvolver o serviço, os administradores de coworking montam uma central telefônica, estrutura completa de telefonia e internet de ponta. Tudo isso com a intenção de entregar aos contratantes uma nova forma de interação considerando a atualidade empresarial que torna o virtual seu aliado.
Como contratar um escritório virtual?
O procedimento de contratação pode ser diferente para cada caso. Pode ocorrer em dois momentos: ou na abertura da empresa ou alteração de endereço. No caso de abertura de empresa serão necessários os documentos do escritório virtual, como IPTU, contrato de locação, entre outros. Dependendo do onde se situa o escritório virtual, podem ser exigidas ainda a Junta Comercial, Receita Federal e Prefeitura do local. No caso de alteração seguem os mesmos procedimentos. A única diferença é que será uma alteração para o endereço virtual e não uma abertura direta.
Quando se contrata um escritório virtual é porque o profissional não tem a necessidade de estar fisicamente no local de trabalho todos os dias. Ele geralmente trabalha de casa, locado em clientes ou viajando entre cidades e somente utiliza o escritório quando precisa fazer uma reunião ou buscar alguma correspondência ou encomenda.
Um pacote deste serviço normalmente é composto por:
– Recebimento de ligações telefônicas;
– Transferência de ligações telefônicas;
– Repasse de recados via telefone, e-mail ou presencial;
– Recebimento de correspondências;
– Endereço disponível para registro de CNPJ, lembrando que uma empresa só pode registrar o CNPJ em um escritório virtual se estiver dentro dos requisitos exigidos por lei, ou seja, as restrições não são impostas pela administração de escritórios e sim são restrições legais.
Além de todos esses serviços que o pacote entrega, a empresa pode disponibilizar alguns serviços adicionais:
– Contratação de espaço físico como sala de reuniões, espaço coworking, sala de atendimento;
– Serviços de impressão;
– Contratação de motoboy e correios.
Optar por um escritório virtual se torna vantajoso para empresas ou profissionais liberais que não possuem um endereço físico para iniciar as atividades e não precisam estar presencialmente para execução do trabalho.